Отказное письмо – ключевой документ для легальной торговли и импорта товаров, подтверждающий, что продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию соответствия в рамках действующих технических регламентов и нормативных актов. В сфере канцелярских товаров этот вопрос часто вызывает вопросы. Данная статья предоставит исчерпывающую информацию о необходимости получения отказного письма на канцелярские товары, разделит товары, требующие подтверждения соответствия, от тех, для которых достаточно отказного письма, и даст четкое представление о процессе его получения.

Что такое отказное письмо и зачем оно нужно в мире канцелярии?

Отказное письмо (ОП) – официальный документ, выдаваемый аккредитованным органом по сертификации, подтверждающий, что конкретная продукция, в нашем случае канцелярские товары, не включена в перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации или декларированию соответствия по требованиям Технических Регламентов Таможенного Союза (ТР ТС) и законодательства Российской Федерации.

Зачем нужно отказное письмо на канцелярские товары? Оно является доказательством легальности продажи или ввоза продукции и необходимо в следующих ситуациях:

• Таможенное оформление: для беспрепятственного импорта канцелярских товаров на территорию Евразийского экономического союза (ЕАЭС). Таможенные органы могут потребовать подтверждение отсутствия обязательной сертификации или декларирования.

• Торговля: по запросу покупателей (в том числе оптовых), розничных сетей, маркетплейсов и контролирующих органов (например, Роспотребнадзора) для подтверждения соответствия продукции требованиям безопасности и законности ее реализации.

• Участие в тендерах и государственных закупках: отказное письмо часто является обязательным условием для участия в конкурсах на поставку канцелярских товаров.

Какие канцелярские товары подлежат обязательной сертификации или декларированию, а какие нет?

Это ключевой вопрос, определяющий необходимость получения отказного письма. Большинство канцелярских товаров не подлежат обязательной сертификации или декларированию, но есть исключения!

Не подлежат обязательной сертификации и декларированию, и для них может быть достаточно отказного письма:

• Бумага и бумажная продукция: офисная бумага, тетради, блокноты, альбомы для рисования, картон (если не предназначены для детей до 14 лет).
• Письменные принадлежности: ручки (шариковые, гелевые, перьевые), карандаши, фломастеры (если не предназначены для детей до 14 лет), маркеры, ластики, точилки.
• Офисные принадлежности: степлеры, дыроколы, канцелярские ножи, ножницы (если не предназначены для детей до 14 лет), скрепки, кнопки, клей-карандаш, скотч.
• Чертежные принадлежности: линейки, транспортиры, циркули.
• Прочие канцелярские товары: календари, ежедневники, планинги, доски для записей, глобусы (если не являются игрушками).

Подлежат обязательной сертификации или декларированию:

Канцелярские товары для детей до 14 лет (игрушки): подпадают под действие Технического Регламента Таможенного Союза ТР ТС 007/2011 “О безопасности продукции, предназначенной для детей и подростков”. Требуется обязательная сертификация или декларирование в зависимости от типа продукции. Например, цветные карандаши, пластилин, краски, альбомы для рисования с определенным дизайном (книжки-раскраски) и т.д.

Школьные ранцы и рюкзаки: подлежат декларированию соответствия требованиям ТР ТС 017/2011 “О безопасности продукции легкой промышленности”. Особое внимание уделяется эргономике и безопасности используемых материалов.

Маркеры и фломастеры, содержащие опасные вещества: Если в составе чернил содержатся вещества, превышающие допустимые нормы безопасности, требуется подтверждение соответствия требованиям безопасности химической продукции.

Электронные канцелярские товары: Калькуляторы, электронные словари и другие подобные устройства подпадают под действие технических регламентов, касающихся электромагнитной совместимости и безопасности низковольтного оборудования (ТР ТС 004/2011 и ТР ТС 020/2011) и требуют обязательной сертификации или декларирования.

Важно! При определении необходимости сертификации или декларирования необходимо учитывать возрастную маркировку на товаре и его функциональное назначение. Если товар позиционируется как предназначенный для детей до 14 лет, он автоматически подпадает под действие ТР ТС 007/2011.

Типы отказных писем на канцелярские товары

Как и для других видов продукции, существуют два основных типа отказных писем:

• Для торговли (ВНИИС): предъявляется в торговых точках, оптовым покупателям, маркетплейсам, Роспотребнадзору и другим заинтересованным сторонам для подтверждения, что товар не подлежит обязательной сертификации на территории РФ.
• Для таможни: предъявляется на таможне при импорте канцелярских товаров для беспрепятственного прохождения таможенного контроля.

Зачастую достаточно одного универсального отказного письма, подходящего для обоих случаев. Однако, этот момент лучше уточнить в центре сертификации.

Стоимость и срок действия отказного письма

Стоимость отказного письма на канцелярские товары варьируется в зависимости от органа по сертификации и количества наименований продукции, включенных в письмо. Средняя стоимость составляет от 3000 до 7000 рублей.

Срок действия отказного письма законодательно не установлен. Обычно указывается фраза: “Действительно до внесения изменений в законодательство”. Рекомендуется обновлять отказное письмо при внесении изменений в ассортимент продукции, нормативные акты или при смене юридического лица.

Важные моменты и рекомендации

• Точность и полнота информации: предоставляйте максимально точную и полную информацию о продукции, особенно о ее составе и назначении. Недостоверные сведения могут привести к отказу в выдаче отказного письма или к проблемам с контролирующими органами.
• Консультация со специалистами: в случае сомнений обратитесь за консультацией к специалистам аккредитованного органа по сертификации. Они помогут определить необходимость получения отказного письма и правильно оформить документы.
• Хранение отказного письма: храните отказное письмо в легкодоступном месте и предоставляйте его по требованию контролирующих органов, покупателей или партнеров.
• Мониторинг изменений в законодательстве: следите за изменениями в законодательстве в области технического регулирования, чтобы своевременно обновлять отказное письмо при необходимости.

Получение отказного письма на канцелярские товары – важная процедура для обеспечения легальности вашего бизнеса. Правильное определение необходимости получения этого документа, тщательная подготовка документов и обращение в аккредитованный орган по сертификации помогут избежать проблем и успешно вести деятельность. Внимательно изучите характеристики вашей продукции, особенно если она предназначена для детей, и, при необходимости, проконсультируйтесь со специалистами для получения квалифицированной помощи.

После успешного получения отказного письма, важно понимать, что это не является гарантией вечного спокойствия. Законодательство меняется, и появляются новые нормативные акты, которые могут повлиять на необходимость сертификации или декларирования.

Что делать после получения отказного письма?

• Ведение учета: сохраняйте копии отказных писем и соответствующих документов в течение всего периода реализации продукции. Это позволит быстро предоставить их по запросу контролирующих органов или покупателей.
• Периодическая проверка: регулярно (например, раз в год) проверяйте актуальность информации в отказном письме. Убедитесь, что характеристики вашей продукции не изменились и что не было внесено изменений в действующее законодательство. Это особенно важно, если вы расширили ассортимент или изменили поставщиков.
• Взаимодействие с сертификационным органом: поддерживайте связь с органом по сертификации, выдавшим вам отказное письмо. Они могут оперативно информировать вас об изменениях в законодательстве и помочь вам обновить документы при необходимости.
• Маркировка продукции: несмотря на отсутствие обязательной сертификации, рекомендуется указывать на упаковке продукции информацию о производителе, составе, назначении и мерах предосторожности. Это повысит доверие покупателей к вашей продукции.
• Добровольная сертификация (при необходимости): даже если продукция не подлежит обязательной сертификации, вы можете получить добровольный сертификат соответствия. Это может повысить конкурентоспособность вашей продукции и улучшить ее имидж в глазах потребителей. Добровольная сертификация подтверждает соответствие продукции определенным стандартам или техническим условиям.

Наиболее распространенные ошибки при получении отказного письма на канцелярские товары

• Неправильная классификация продукции: ошибка в определении назначения товара (например, указание, что товар не предназначен для детей, хотя фактически он продается как детский) может привести к проблемам с контролирующими органами.
• Неполное описание продукции: недостаточно подробное описание продукции в заявке (например, отсутствие информации о составе чернил в ручках) может затруднить процесс определения необходимости сертификации.
• Обращение в неаккредитованный орган: получение отказного письма в неаккредитованном органе делает документ недействительным.
• Использование устаревшей информации: предоставление устаревших документов или информации может привести к отказу в выдаче отказного письма.
• Игнорирование изменений в законодательстве: несоблюдение изменений в законодательстве и несвоевременное обновление отказного письма может привести к штрафам и другим санкциям.

Процесс получения и поддержания в актуальном состоянии отказного письма на канцелярские товары требует внимательности и ответственности. Следуя рекомендациям, представленным в этой статье, вы сможете избежать проблем с контролирующими органами, обеспечить легальность вашей деятельности и повысить доверие покупателей к вашей продукции. Помните, что своевременное обращение к специалистам и мониторинг изменений в законодательстве являются залогом успешного ведения бизнеса в сфере торговли канцелярскими товарами.